Las buenas prácticas de gestión de proyectos, ya sean las más recientes metodologías ágiles o el enfoque clásico plasmado en el PMBoK, incluyen la recopilación y la difusión de las lecciones aprendidas entre las actividades esenciales de los equipos de proyectos.
Ya sea como parte de una retrospectiva o como un documento formal que se termina adjuntando a la documentación del proyecto a la hora del cierre, las lecciones aprendidas son una herramienta básica para la mejora de los equipos de proyecto y el refinamiento de los métodos en uso en la organización.
Sin embargo, la mera enunciación y recopilación de las lecciones aprendidas no basta: hay que hacer un esfuerzo concreto y específico que promueva su generación y que asegure su reaprovechamiento. Veamos unas cuantas pistas que nos ayudarán a sacar el máximo partido a las lecciones aprendidas:
- Asegúrate de que todo el equipo de proyecto está alineado en lo referente a las lecciones aprendidas: todo el mundo debe comprender en qué consisten y cuáles son sus beneficios.
- Recopila las lecciones aprendidas a lo largo de todo el proyecto. Ya sea en cada retrospectiva o como producto de tu proceso de control de calidad, no te conformes con que se enuncien o se incluyan en un documento genérico: debes mantener documentación específica de lecciones aprendidas y actualizarla periódicamente.
- Establece una cultura de objetividad y equilibrio en las lecciones aprendidas. El exceso de autocrítica o el concentrarse en exceso en los factores externos desequilibran las lecciones aprendidas y les restan valor.
- Todos los niveles del equipo de proyecto deben colaborar en la generación y recopilación de las lecciones aprendidas pero, no lo olvides, la responsabilidad sobre su calidad y utilidad es del jefe de proyecto.
- Un buen jefe de proyecto no se preocupa sólo por el progreso de su equipo o de su organización, sino que también se involucra en el avance de la profesión de la gestión de proyectos y de la sociedad en general. Difunde y disemina las lecciones aprendidas que puedan ayudar a otros jefes de proyecto, en vuestra intranet, en tu blog (o el blog de tu empresa), en revistas del sector, en eventos de la industria, …
